EESTI KIRJANDUSMUUSEUMI DOKUMENTIDE AVALIKUSTAMISE, NEILE JUURDEPÄÄSU TAGAMISE JA JUURDEPÄÄSUPIIRANGUTE KEHTESTAMISE KORD
I Üldalused
1. Avaliku teabe seaduse § 3 lõige 1 alusel on avalik teave mis tahes viisil ja mis tahes teabekandjale jäädvustatud ja dokumenteeritud teave, mis on saadud või loodud seaduses või selle alusel antud õigusaktides sätestatud avalikke ülesandeid täites.
2. Kirjandusmuuseum on kohustatud tagama juurdepääsu tema valduses olevale teabele Avaliku teabe seaduses sätestatud tingimustel ja korras.
3. Juurdepääs teabele võimaldatakse tasuta, v.a juhul, kui teabe väljastamisega seotud otseste kulutuste eest maksmine on seadusega ette nähtud.
4. Juurdepääs teabele võimaldatakse teabenõude täitmise ja teabe avalikustamisega.
5. Igaühel on õigus vaidlustada teabele juurdepääsu piiramist, kui selline piirang rikub tema õigusi ja vabadusi. Juurdepääsu piiramise vaidlustamiseks on isikul või asutusel õigus pöörduda Kirjandusmuuseumi direktori poole.
II Teabenõude esitamine ja menetlemine Kirjandusmuuseumis
1. Teabenõue on Avaliku teabe seaduses sätestatud korras Kirjandusmuuseumile esitatud taotlus teabe saamiseks. Teabenõude esitajal on õigus taotleda Kirjandusmuuseumi tegevuse käigus jäädvustatud ja dokumenteeritud teabe avalikustamist.
2. Teabenõude esitamine
2.1 Kontaktisik teabenõuete täitmisel on infojuht-sekretär, ruum 230.
2.2 Teabenõude võib Kirjandusmuuseumile esitada kas suuliselt telefoni teel või kirjalikult.
2.3 Kirjalikult saab Kirjandusmuuseumi poole pöörduda posti, faksi ja elektronposti teel või täita elektrooniline teabenõude vorm Kirjandusmuuseumi veebilehel aadressil https://www.kirmus.ee/et/kontakt.
2.4 Kirjandusmuuseumi kontaktandmed teabenõude esitamiseks on:
Vanemuise 42, pk 368, 50002 Tartu
Tel (07) 377 700
Faks (07) 377 706
e-post: kirmus@kirmus.ee
https://www.kirmus.ee
2.5 Kirjandusmuuseum täidab teabenõude teabenõudja poolt soovitud viisil.
2.6 Suuliselt väljastatakse teave üksnes juhul, kui:
1) soovitakse andmeid teabenõudja esitatud avalduse, märgukirja või muu taotluse menetluse kohta;
2) soovitakse andmeid selle kohta, kas Kirjandusmuuseumi valduses on teabenõudja poolt soovitud teave.
2.7 Kui isik taotleb teavet, milles sisalduvad tema või kolmandate isikute delikaatsed või eraelulised isikuandmed, annab ta teabenõude infojuht-sekretärile üle isiklikult, esitades sealjuures isikuttõendava dokumendi.
2.8 Teabenõudes peaksid olema toodud järgmised andmed:
1) teabenõude esitaja ees- ja perekonnanimi/ juriidilise isiku nimi või asutuse nimetus;
2) teabenõudja kontaktandmed (posti- või elektronpostiaadress, faksi- või telefoninumber);
3) taotletava teabe sisu või dokumendi liik, nimetus ja sisu
4) taotletava teabenõude täitmise viis (dokumendi koopia paberil, faksi teel, elektronpostiga vm)
3. Teabenõude menetlemise kord
3.1 Teabenõude võtab vastu, registreerib dokumendiregistris ja edastab pädevale töötajale infojuht-sekretär
3.2 Teabenõue registreeritakse selle saamise päeval. Kui teabenõude saab täita koheselt ja suuliselt telefoni teel, siis seda registrisse ei kanta. Dokumendiregistris registreeritakse nii teabenõude täitmine kui sellest keeldumine.
3.3 Teabenõudele vastatakse hiljemalt 5 tööpäeva jooksul. Tähtaega hakatakse lugema teabenõude esitamisele järgnevast tööpäevast. Kui teabenõuet on vaja täpsustada või teabe väljaselgitamine on aeganõudev, võib vastamise tähtaeg pikeneda kuni 15 tööpäevani. Sellisel juhul teatab Kirjandusmuuseum teabenõude esitajale tähtaja pikenemisest, lisades põhjenduse;
3.4 Kui taotletav teave on avalikustatud Internetis või trükisena, antakse teabenõude esitajale vajalik veebiaadress või trükise bibliograafiline kirje;
3.5 Kui Kirjandusmuuseumil ei ole soovitud teavet, selgitatakse välja teabe valdaja ja edastatakse teabenõue viimasele, teavitades sellest teabenõude esitajat;
3.6 Kui esitatud teabenõude täitmiseks on vajalik suuremahuliste paberkandjal koopiate valmistamine, võib Kirjandusmuuseum vastavalt "Avaliku teabe seadusele" nõuda teabenõude esitajalt kulude katmist kuni kolm krooni iga väljastatud lehekülje eest alates 21. leheküljest.
3.7 Kui küsimusele vastamine eeldab erinevate dokumentide analüüsimist, täiendava teabe kogumist ja dokumenteerimist, vastab Kirjandusmuuseum teabenõude esitajale avaldustele vastamise seaduses sätestatud korras. Avaldus täidetakse esimesel võimalusel, kuid mitte hiljem kui ühe kuu jooksul alates avalduse esitamisest.
3.8 Teabenõude täitmisest keeldumise korral teavitatakse sellest teabenõude esitajat 5 tööpäeva jooksul, põhjendades oma otsust.
4. Teabenõude täitmisest keeldutakse kui:
1) taotletavale teabele kehtivad juurdepääsupiirangud;
2) Kirjandusmuuseumil ei ole taotletavat teavet ning teabevaldajat ei ole võimalik kindlaks teha;
3) teabenõude esitaja andmed on puudulikud (puuduvad sideandmed);
4) teabenõude sisu on ebaselge ja ka täpsustamisel ei selgu, millist teavet soovitakse;
5) teabenõude täitmine on väga töömahukas ja nõuab põhjendamatult suuri kulutusi;
6) teabenõude esitaja ei ole 15 tööpäeva jooksul tasunud teabenõude täitmise kulutuste eest (juhul kui need on ette nähtud) ja Kirjandusmuuseum ei ole loobunud kulutuste katmise nõudest;
7) teabenõuet ei saa täita ühekordse teabe väljastamisega.
III Vastutus teabenõude täitmise eest
1. Teabenõuete täitmise ja õigeaegse menetlemise eest vastutab infojuht-sekretär.
2. Teabe avalikustamise eest vastutavad infojuht-sekretär ning arhiivide ja osakondade juhatajad.
IV Kirjandusmuuseumi dokumentidele kehtestatud juurdepääsupiirangud
1. Kirjandusmuuseumis kehtivad juurdepääsupiirangud järgmisele teabele:
1) riigisaladuseks tunnistatud teavet sisaldavad dokumendid (juurdepääsupiirang kuni 50 aastat, käsitlemine Riigisaladuse seadused alusel);
2) delikaatseid isikuandmeid sisaldavad dokumendid (lähtuvalt Isikuandmete kaitse seadusest);
3) ärisaladuseks tunnistatud teabega dokumendid (kuni 20 aastat);
4) asutusesiseseks kasutamiseks määratud dokumendid (kuni 5 aastat);
5) eraarhivaalile arhivaali omaniku nõudel kehtestatud juurdepääsupiirangud
2. Asutusesiseseks kasutamiseks tunnistatud teave ja sellele juurdepääs
Asutusesiseseks kasutamiseks on Kirjandusmuuseumis mõeldud järgnev teave:
1) kriminaal- või haldusõigusrikkumise menetluses kogutud teave kuni selle kohta tehtud otsuse jõustumiseni;
2) riikliku järelvalve menetluse käigus kogutud teave kuni selle kohta tehtud otsuse jõustumiseni;
3) teave, mille avalikuks tulek ohustaks muinsuskaitse all olevat objekti;
4) teave, mille avalikuks tulek ohustaks rahvuslikke kultuuriväärtusi;
5) teave turvasüsteemide, turvaorganisatsiooni või turvameetmete kirjelduse kohta;
6) teave tehnoloogiliste lahenduste kohta, kui sellise teabe avalikuks tulek kahjustaks teabevaldaja huve või sellise teabe asutusesiseseks kasutamiseks tunnistamine on ette nähtud eraõigusliku isikuga sõlmitud lepingus;
7) halduse üksikakti eelnõu ja selle juurde kuuluvad dokumendid enne akti vastuvõtmist või allakirjutamist;
2.1 Juurdepääs asutusesiseseks tunnistatud teabele
2.1.1 Avalikkuse huvi põhjustanud teabe faktide kohta, mis on seotud õiguserikkumise või õnnetusega, peab teabevaldaja avalikustama enne õiguserikkumise või õnnetuse asjaolude lõplikku selgitamist ulatuses, mis ei takista uurimist või järelvalvet või õnnetuse põhjuste selgitamist. Sellise teabe avalikustamise ulatuse otsustab uurimist või järelvalvet korraldav või õnnetuse asjaolusid selgitav ametnik.
2.1.2 Asutusesiseseks kasutamiseks mõeldud teabeks tunnistatud teabele on juurdepääsuõigus riigi ja kohaliku omavalitsuse ametnikul oma ametiülesannete täitmiseks. Seda teavet ei tohi edastada kolmandatele isikutele juurdepääsupiirangu kehtestanud asutuse loata.
2.1.3 Asutuse juht või otsustada asutuseväliste isikute juurdepääsu võimaldamise asutusesiseseks tunnistatud teabele, kui see ei kahjusta riigi või omavalitsusüksuse huve, välja arvatud eraelulisi isikuandmeid sisaldavale teabele.
2.1.4 Asutusesiseseks kasutamiseks mõeldud teabele kehtestatakse juurdepääsupiirang kuni vajaduse möödumiseni, kuid mitte kauemaks kui 5 aastaks. Asutuse juht võib tähtaega pikendada kuni 5 aasta võrra, kui juurdepääsupiirangu kehtestamise põhjus püsib.
3. Juurdepääsupiirang eraelulistele isikuandmetele
3.1 Teabele juurdepääsu võimaldamisel peab olema tagatud isiku eraelu puutumatus.
Delikaatsed isikuandmed on:
1) poliitilisi vaateid, usulisi ja maailmavaatelisi veendumusi kirjeldavad andmed, v.a. andmed seadusega ettenähtud korras registreeritud eraõiguslike juriidiliste isikute liikmeks olemise kohta;
2) etnilist päritolu või rassilist kuuluvust kirjeldavad andmed;
3) andmed isiku tervisliku seisundi, pärilikkuse informatsiooni ja seksuaalelu kohta;
4) kriminaalmenetluses või muus õiguserikkumise väljaselgitamise menetluses kogutav teave enne avalikku kohtuistungit või otsuse langetamist õiguserikkumise asjas või juhul, kui see on vajalik kõlbluse või inimeste perekonna- ja eraelu kaitseks või kui seda nõuavad alaealise, kannatanu, tunnistaja või õigusemõistmise huvid.
Muud eraelulised isikuandmed on:
1) perekonnaelu üksikasju kirjeldavad andmed;
2) sotsiaalabi või sotsiaalteenuste osutamise taotlemist kirjeldavad andmed;
3) isiksuseomadusi, võimeid või muid isiku loomuomadusi kirjeldavad andmed;
4) isiku vaimseid või füüsilisi kannatusi kirjeldavad andmed;
5) isiku kohta maksustamisega kogutud teave, v.a. teave maksuvõlgnevuste kohta
3.2 Juurdepääs eraelulisi isikuandmeid sisaldavale asutusesiseseks kasutamiseks mõeldud teabele
3.2.1 Kirjandusmuuseum võimaldab juurdepääsu tema valduses olevatele eraelulistele isikuandmetele kooskõlas isikuandmete kaitse seadusega ja avaliku teabe seadusega.
3.2.2 Eraelulisi isikuandmeid sisaldava dokumendi suhtes kehtib juurdepääsupiirang alates dokumendi koostamisest või saamisest.
3.2.3 Delikaatseid isikuandmeid sisaldavale dokumendile on juurdepääs võimalik kohtu nõudmisel või juurdlus- või eeluurimisorgani või asjaomase isiku kirjalikul loal.
Pärast isiku surma on juurdepääs tema andmetele isiku lähisugulastel ning teistel isikutel ja asutustel isikuandmete kaitse seadusega ettenähtud alustel.
3.2.4 Kirjandusmuuseum peab füüsilisest isikust teabenõudjale tagama juurdepääsu tema kohta kogutud teabele ja dokumentidele, välja arvatud järgmistel juhtudel:
1) alaealisele, kui see kahjustaks lapse põlvnemise saladust;
2) kui see takistaks kuriteo tõkestamist, kurjategija tabamist või kriminaalmenetluses tõe väljaselgitamist;
3) kui juurdepääsu piiramine on vajalik teiste inimeste õiguste ja vabaduste kaitseks;
4) välismaalasele, kui teave on kogutud riikliku julgeoleku huvides
3.2.5 Eraelulisi isikuandmeid sisaldavale teabele on juurdepääsuõigus teistel isikutel järgmistel juhtudel (v.a, kui teabe väljastamine takistab kriminaalmenetluses tõe väljaselgitamist):
1) alaealise andmetele tema vanemal või eestkostjal;
2) teovõimetu isiku eestkostjal;
3) kui isik on andnud selliseks juurdepääsuks loa;
4) riigi või kohaliku omavalitsuse ametnikul üksnes ametiülesannete täitmiseks;
5) sotsiaal-, tervishoiu- või haridusteenust osutaval eraõigusliku juriidilise isiku töötajal või füüsilisest isikust ettevõtjal üksnes ulatuses, mis on vajalik nende teenuste osutamiseks
3.2.6 Eraelulise isikuandmeid sisaldavale teabele kehtib juurdepääsupiirang selle saamisest või dokumenteerimisest alates 75 aastat või isiku surmast alates 30 aastat või kui surma ei ole võimalik tuvastada, siis 110 aastat alates isiku sünnist.
3.2.7 Kirjandusmuuseum on kohustatud pidama arvestust, kellele, mis eesmärgil, millisel viisil ja millist eraelulisi isikuandmeid sisaldavat teavet väljastati.
4. Teabe asutusesiseseks tunnistamise kord
4.1 Teabe tunnistab asutusesiseseks kasutamiseks mõeldud teabeks Kirjandusmuuseumi direktor.
4.2 Asutusesiseseks kasutamiseks mõeldud teabeks tunnistatud dokumendile teeb dokumendi vormistaja suurtähtedega märke "ASUTUSESISESEKS KASUTAMISEKS" või kasutab selle lühendit AK. Eraelulisi isikuandmeid sisaldavale dokumendile tehakse märge "ASUTUSESISESEKS KASUTAMISEKS. SISALDAB ERAELULISI ANDMEID" või kasutatakse selle lühendit AKEA. Märkele lisatakse selle tegemise kuupäev ja juurdepääsupiirangu kehtivuse lõpptähtpäev.
5. Juurdepääsupiirangu kehtetuks tunnistamine
5.1 Teabevaldaja on kohustatud juurdepääsupiirangu kehtetuks tunnistama, kui selle kehtestamise põhjus on kadunud.
5.2 Juurdepääsupiirangu kehtetuks tunnistamise kohta tehakse dokumendile märge.
6. Asutusesisese teabe kaitse
6.1 Teabevaldaja peab rakendama halduslikke ja tehnilisi abinõusid, et teave, ,mille kohta kehtib juurdepääsupiirang, ei satuks juurdepääsuõiguseta isikute kätte.
6.2 Kui juurdepääsupiirang kehtib arvutis vormistatud dokumendi kohta, peab dokumendi vormistaja veenduma, et juurdepääsu piiramiseks on asutuses kasutusele võetud abinõud andmete turvaliseks töötlemiseks.
